Номенклатура документов по выдаче зарплаты

То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист. Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации. Первичные документы по учету кадров и заработной платы — главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко. Поэтому главная задача собственника — предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов.

Табель учета использования рабочего времени. Для учета использования рабочего времени всех категорий работников, контроля за соблюдением ими установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду применяют табель учета использования рабочего времени. Она носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. При необходимости работодатель может дополнить эту форму другими показателями, необходимыми для учета использования рабочего времени с учетом специфики его деятельности. Об этом говорится в самой форме табеля. Имейте в виду: табель учета использования рабочего времени ведется всеми юридическими лицами независимо от количества трудоустроенных у них работников.

Таблица сроков хранения документов для бухгалтерии, канцелярии, секретариата и других

Первичный документ 6. Объект учета вид расхода , в связи с созданием приобретением которого осуществлено начисление расхода по оплате труда Первичный документ Итого по видам персонала Расчет Регистр формируется для обобщения информации о составе и размере расходов на оплату труда в понимании статьи 255 НК РФ.

Регистр заполняется без учета расходов по добровольному страхованию, предусмотренных в подпункте 16 статьи 255 НК РФ. Записи осуществляются ежемесячно нарастающим итогом за год по всем начислениям, производимым в пользу работников исходя из фактических сумм.

Регистр ведется по каждому работнику по виду персонала, к которому он относится. Итоговые показатели переносятся в Регистр-расчет НЗП и Регистр учета прочих расходов текущего периода. Аналитический учет задолженности ведется в разрезе следующих показателей: - "Лицо, в пользу которого произведено начисление" Указывается Фамилия, И. Реквизит может быть заполнен на основании справочника должностей, относящихся к производственной и непроизводственной сфере.

Показатель отражается по дате составления первичного документа, фиксирующего начисление расхода, связанного с оплатой труда. Заполняется в случаях, когда расход на оплату труда имеет отношение к определению стоимости конкретного объекта учета или расхода. Из статьи Зарплата — 2014 1. Для некоторых отраслей разработаны специализированные унифицированные формы документов, позволяющие вести учет выработки для начисления зарплаты в зависимости от осуществляемого вида деятельности и установленной системы оплаты труда.

Вместе с тем с 1 января 2013 года все коммерческие организации вправе пользоваться формами первичных документов по учету труда и заработной платы, разработанными ими самостоятельно. Однако в любом случае мы советуем взять за основу типовые документы, удалив из них лишние, на ваш взгляд, графы или строки.

Такой порядок следует из статьи 136 Трудового кодекса РФ. Лицевые счета заполняйте ежемесячно. В них указывайте все начисления и удержания по зарплате каждого сотрудника компании. При выплате зарплаты вы, как работодатель, должны в письменной форме известить своего сотрудника о том, какая зарплата ему полагается ч.

Для этого каждому работнику нужно выдать расчетный листок. Организация обязана выдавать сотрудникам этот документ независимо от того, каким способом она выплачивает зарплату: наличными деньгами через кассу, перечислением на банковские карты или в натуральной форме.

В расчетном листке, в частности, укажите: составные части зарплаты, причитающейся сотруднику. Прежде всего это оклад, премии, доплаты и надбавки. Также следует показать и суммы начисленных пособий; все удержания из зарплаты: НДФЛ сумму налога надо округлить до полных рублей , алименты и т.

Выдавать работникам расчетные листки логичнее всего в день окончательной выплаты зарплаты за месяц. Причем и в том случае, если зарплаты своим сотрудникам вы переводите на банковские карты. Однако прежний образец не учитывает последних изменений в законодательстве. Новый рекомендуемый бланк карточки условно можно поделить на три блока.

В первом отражается информация о выплатах и начислениях взносов по общим или пониженным тарифам. Во втором — сведения о выплатах и взносах по доптарифам в зависимости от класса условий труда. Третий блок предназначен для отражения информации о начисленных суммах по каждому виду пособий. Из статьи Зарплата — 2015 18. Поэтому остановимся на них подробнее. Причем Налоговый кодекс РФ требует от вас разработать учетный бланк самостоятельно.

В этой карточке вы будете в течение года собирать всю информацию о доходах человека, предоставленных ему налоговых вычетах, суммах удержанного НДФЛ. И именно отсюда вы потом возьмете данные для заполнения годовой справки по форме 2-НДФЛ. Размер денежного наказания колеблется от 10 000 до 30 000 руб.

Перечислим реквизиты, которые должны быть в карточке обязательно. Сведения о работнике и его статус. Это и Ф. Здесь же нужно отразить налоговый статус работника — резидент код 1 , нерезидент код 2 , высококвалифицированный иностранный специалист код 3.

Виды доходов и предоставленных вычетов. Естественно, главными составляющими при расчете налоговой базы по НДФЛ являются суммы выплаченных доходов и предоставленных вычетов. Но чтобы различать такие показатели по видам, заносите их в карточку под соответствующим кодом. Сумма дохода и дата его выплаты. В регистре по НДФЛ обязательно нужно показывать не только сумму дохода, которую получил от вашей компании человек, но и дату ее реальной выплаты.

Для последнего показателя стоит ввести отдельную графу. Информация об удержанном и уплаченном НДФЛ. Закон требует фиксировать даты, когда вы удержали НДФЛ с дохода работника по сути, в день выплаты такого дохода и когда вы перечислили этот налог в бюджет.

И в том и другом случае вы покажете еще и соответствующие суммы налога. Кроме того, в регистре следует отображать дату и номер платежного поручения. Того, по которому вы направили сумму налога в бюджет. Какие еще графы важно внести в бланк. Само собой, Налоговый кодекс не ограничивает содержание учетной карточки по НДФЛ лишь теми данными, которые названы в статье 230.

Помимо них вы можете свободно включить в бланк и другие сведения. В частности, о компании как о налоговом агенте. Советуем вам предусмотреть в бланке поля, где вы будете отражать следующие сведения. Сумма дохода с прошлой работы. Чтобы вы всегда могли безошибочно определить сумму предоставляемых налоговых вычетов, добавьте в карточку графу, куда вы впишете доход с предыдущего места работы человека.

Это на тот случай, если новый сотрудник появится в вашей компании в середине года. Ведь доход для стандартных вычетов вы определяете нарастающим итогом с начала года. Основания для предоставления вычетов. Введите в бланке строки, где можно будет сослаться на документы, на основании которых вы предоставили работнику стандартные или имущественный вычеты.

Так вы сумеете легко проконтролировать, кому из сотрудников они положены и в какой сумме их можно предоставить. Реквизиты уведомления о праве человека на имущественный вычет стоит выделить отдельной графой.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Номенклатура дел. Часть 1 - Елена Пономарева

В образец номенклатуры дел включены документы, образующиеся в ​, Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам, 5 лет. Документы по зарплате: какие первичные документы нужны для начисления, расчета, оформления выдачи зарплаты, какие распечатывать, хранить в.

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности. Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы. Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год. Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января п. Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню. Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения: подразделение организационных вопросов канцелярия ; департамент труда и заработной платы; отдел экономического планирования, статистики и финансов; департамент бухгалтерского учета и отчетности; департамент налогового учета и декларирования; отдел охраны труда; производственно-технический отдел ПТО ; другие подразделения. Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры.

Нижеуказанный перечень и таблица прекратили действие, новый Перечень типовых управленческих архивных документов утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

Первичный документ 6. Объект учета вид расхода , в связи с созданием приобретением которого осуществлено начисление расхода по оплате труда Первичный документ Итого по видам персонала Расчет Регистр формируется для обобщения информации о составе и размере расходов на оплату труда в понимании статьи 255 НК РФ. Регистр заполняется без учета расходов по добровольному страхованию, предусмотренных в подпункте 16 статьи 255 НК РФ.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер. Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22. Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других — новые сроки распространяются на весь архив. При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22. Правила хранения Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Сроки хранения документов по личному составу

Расчет зарплаты и ее начисление происходит с использованием различных первичных документов. Для начисления зарплаты используются такие данные: 01 для работников, находящихся на повременной почасовой форме оплаты труда, расчет пpоводится на основании данных о фaктически отработанном времени, с выделением сверхурочных часов работы, чaсов работы в ночное время , чaсов работы в пpаздничные и выходные дни; 02 для работников, находящихся нa сдельной форме оплаты труда, pасчет проводится исходя из информации о выработке продукции или объеме работ, о сверхурочных часах работы, чaсах работы в ночное время, часах работы в праздничные и выxодные дни. При расчете cуммы оплаты труда работников могут использоваться следующие документы по зарплате и учету труда. Штатное расписание. В нем перечисляются подразделения предприятия, по подразделениям - должности с указанием кода классификатора профессий , количества штатных eдиниц, должностного оклада с надбавками. Штатное расписание утверждается приказом за подписью собственника или уполномоченного им лица. В основном этим Минтруда Украины в своих разъяснениях обосновывает обязательность утверждения штатного расписания. Вопрос наличия штатного расписания на вашем предприятии решайте самостоятельно.

К числу документов по личному составу относят: заявления, представления и приказы распоряжения нанимателя о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, уведомления и приказы распоряжения о переводе на контрактную форму найма, продлении и перезаключении контрактов, заявления и приказы распоряжения о предоставлении отпусков, присвоении разрядов, классов, квалификационных категорий, личные карточки, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др.

Автор: Екатерина Шестакова 14 сентября 2013 Трудовой кодекс предусматривает, что заработная плата должна выплачиваться в рублях. Между тем в соответствии с коллективным или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству России и международным договорам. Обратите внимание: выплата заработной платы в виде спиртных напитков, наркотических, токсических, ядовитых и вредных веществ, оружия, боеприпасов и других предметов, в отношении которых установлены запреты или ограничения на их свободный оборот, не допускается.

Документальное оформление начисления заработной платы

.

Документы по зарплате

.

Первичные документы по учету заработной платы

.

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Порядок выплаты зарплаты - Елена А. Пономарева
Похожие публикации